Für Baumschulen und Pflanzenhandel
Anfrage weiterleiten. Fertiges Angebot zurückbekommen.
Heute wird jede Anfrage von Hand in die Warenwirtschaft übertragen: Positionen suchen, Mengen eintippen, Kundendaten anlegen. In der Saison kostet das die Zeit, die im Verkauf fehlt. Künftig leiten Sie die E-Mail einfach weiter – prüfen und bepreisen müssen Sie dann noch, abtippen nicht mehr.
Ausgabe im Gartenbauformat, dem Datenstandard der Branche – und daneben weiterhin Aufbau und Betreuung von Onlineshops.
Schwerpunkt 1
Automatische Angebotserstellung
Kundenanfragen kommen so, wie der Kunde sie schreibt: als Fließtext in der E-Mail, als Positionsliste, als Excel, als CSV, als PDF – manchmal als eingescanntes Blatt. Bisher tippt das jemand ab und sucht die Artikel zusammen. Künftig leiten Sie die E-Mail weiter und bekommen wenige Minuten später eine importfertige Datei zurück.
Verarbeitet wird
Dazu Positionslisten, Textdateien und formlose Anfragen. Der Kunde muss nichts ändern – kein Portal, kein Formular, kein Format.
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Sekunden
Anfrage weiterleiten
Die Kundenanfrage wird an eine feste E-Mail-Adresse weitergeleitet, zum Beispiel pflanzen_meyer@produmat.de. Das ist der einzige Handgriff, der sich im Arbeitsalltag ändert.
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Wenige Minuten
KI-basierte Analyse
Adressdaten, Sonderwünsche, Artikel und Stückzahlen werden aus der E-Mail und ihren Anhängen gelesen – auch aus eingescannten PDFs – und mit Ihrem individuellen Artikelbestand abgeglichen.
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automatisch
Antwort mit importfähiger Datendatei
Zurück kommt eine E-Mail mit der Datei für den Import – heute im Gartenbauformat – und einer Excel-Datei zur Sichtkontrolle. Erläuterungen zu Sonderwünschen stehen im Kopf des Angebots.
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beim Verkäufer
Einlesen in die Warenwirtschaft
Import als Angebot, zum Beispiel in RitaBosse unter „Verkauf“. Bestehende Kunden werden zugeordnet, neue aus den Daten angelegt. Positionen prüfen, Preise wie gewohnt festlegen.
Passt das zu Ihrer Warenwirtschaft?
Das Gartenbauformat ist kein Hausformat von uns. Es wurde 1998 gemeinsam mit den führenden Softwarehäusern der Branche abgestimmt, setzt auf EDIFACT auf und deckt den Weg von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung ab. Getragen wird es von der Servicegesellschaft des Bundes deutscher Baumschulen.
Die Datei wird direkt übernommen, ohne Zwischenschritt. In der Praxis erprobt mit RitaBosse. PRO Baum von Dataverde nennt EDIFACT und GartenBauFormat ebenfalls als unterstützte Übertragungswege.
Heute erzeugt das System ausschließlich GBF. Liest Ihre Warenwirtschaft ein anderes Format – Excel, CSV oder eine herstellerspezifische Struktur, etwa für greenware –, bauen wir die Ausgabe darauf um. Die Positionen liegen intern bereits strukturiert vor, betroffen ist nur der letzte Schritt. Die Anpassung gehört zur Einrichtung und kostet nicht extra.
Welche Warenwirtschaft nutzen Sie? Nennen Sie sie im ersten Gespräch, dann klären wir vorab, ob die Datei direkt passt oder angepasst werden muss.
Was beim Menschen bleibt
Preise setzt das System nicht. Es liefert einen Angebotsentwurf mit Positionen und Hinweisen – Preisfindung und Freigabe bleiben beim Verkäufer. Nichts geht automatisch an den Kunden hinaus.
Ausblick Übergabe wahlweise per FTP oder Nextcloud statt per E-Mail. Später, auf Basis genügender Daten, eine Preisvorschlagslogik vorweg.
Was mit den Daten passiert
Die Anfrage Ihres Kunden bleibt in Ihrem Postfach. Weitergeleitet wird eine Arbeitskopie, und die wird gelöscht, sobald die Antwort bei Ihnen angekommen ist. Es entsteht kein zweiter Datenbestand, der gepflegt oder verteidigt werden müsste.
Vertraglich Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Vertrag und Maßnahmenbeschreibung liegen fertig vor.
Probelauf
Jetzt einfach selber testen.
Schicken Sie uns eine echte Angebotsanfrage. Sie bekommen das Ergebnis in wenigen Minuten per E-Mail – kostenlos und unverbindlich.
Die Angebotsanfrage Ihres Kunden an probelauf@produmat.de schicken: eine E-Mail mit Pflanzenliste, ein PDF-Leistungsverzeichnis oder eine Excel-Liste. Kundendaten können gerne entfernt bzw. anonymisiert werden.
Beim ersten Mal kommt eine kurze Bestätigungsmail zurück. Antworten Sie einfach darauf – das schützt die Eingangsadresse vor Missbrauch.
Nach wenigen Minuten: eine Excel-Liste zur Kontrolle und eine GBF-Angebotsdatei, die Sie in Ihr Warenwirtschaftssystem einspielen können.
- Bis zu drei Probeläufe. Anhänge bis 10 MB, PDFs bis 30 Seiten.
- Artikelnummern fehlen im Probelauf noch – sie kommen dazu, sobald Ihre Artikelstammdaten vorliegen.
- Anfrage und Ergebnis werden nach dem Versand sofort gelöscht. Gespeichert bleibt nur Ihre Absenderadresse, für die Bestätigung und die Zahl der Probeläufe.
- Zur Auswertung wird der Inhalt an einen KI-Dienstleister übermittelt – Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.
Schwerpunkt 2
Onlineshops – aufgebaut, betreut, weitergedacht.
Neuaufbau, Relaunch oder laufende Betreuung eines bestehenden Shops. Sie sprechen dabei immer mit derselben Person – nicht mit wechselnden Projektleitern.
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Aufbau
Bestandsaufnahme, Systemauswahl, Datenmodell, Migrationspfad – und erst dann Software. Umsetzung mit WooCommerce, modularen Shopsystemen oder gezielter Eigenentwicklung, einschließlich Sortimentsstruktur, Filtern und Versandlogik.
Am besten November bis Februar -
Betreuung
Updates, Backups, Monitoring und Fehlerbehebung. In der Saison mit kurzen Wegen: Wenn der Shop am Samstagmorgen streikt, hilft kein Ticketsystem. Dazu laufende Arbeit an Schnittstellen, Produktdaten und Sichtbarkeit.
Laufend, verstärkt März bis Mai
Warum Pflanzenhandel eigene Regeln hat
Ein Standard-Shop verkauft Artikel mit Größe und Farbe. Sie verkaufen Salix purpurea „Nana“ im 3-Liter-Container, 60–80 cm, lieferbar ab Oktober. Das ist ein anderes Datenmodell – und ein anderes Versprechen an den Kunden.
- SortentiefeTausende Artikel, die sich in Details unterscheiden. Ohne saubere Attribute findet niemand die passende Pflanze.
- SaisonZwei Peaks im Jahr, dazwischen Ruhe. Umbauten gehören in die Ruhezeit, Stabilität in den März.
- LebendwareBestände ändern sich täglich, Qualitäten variieren. Der Shop muss ehrlich abbilden, was im Quartier steht.
- VersandHöhe, Gewicht, Topfgröße und Zusammenstellung entscheiden über die Fracht – nicht ein Pauschalpreis.
- BeratungKunden fragen nach Standort, Höhe und Blütezeit. Wer das filterbar macht, spart sich die Hälfte der Rückfragen.
Referenzen
Shops, die wir betreuen – hier einige Beispiele, umsatzstark seit vielen Jahren:
Das Shopjahr
Ihr Shop hat dieselbe Saison wie Ihr Sortiment.
Im März wird nicht migriert. Wählen Sie einen Monat – so sieht ein sinnvoll geplantes Jahr im Pflanzenversand aus.
Januar
Sortiment für die Saison festzurren
Preise, Staffeln und Versandkosten aktualisieren, neue Sorten anlegen, ausgelistete entfernen. Jetzt ist Zeit für Testbestellungen über den kompletten Bestellprozess – im März merkt der Kunde den Fehler zuerst.
Profil
Ein Ansprechpartner, keine Agenturkette.
Geführt von Reimer Schuldt, Diplom-Informatiker, seit über 35 Jahren in der IT – von Datenbanken und Individualentwicklung bis zu heutigen Shopsystemen. Klein und freiberuflich, das heißt: Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie gegen das größere Projekt spricht.
Wir arbeiten im Klartext, dokumentieren, was wir bauen, und übergeben Projekte so, dass Sie auch ohne uns weiterkommen. Nach Aufwand oder zum Festpreis – Sie entscheiden.
Zusammenarbeit besprechenWas in beiden Schwerpunkten mitläuft
Schnittstellen zur Warenwirtschaft, Bestands- und Preisabgleich, Produktdaten und Sortimentsstruktur, SEO und Google Shopping, Datenbanken und Individualentwicklung. Diese Themen stecken in beiden Schwerpunkten – einzeln beauftragen können Sie sie ebenfalls.
Kontakt
Erzählen Sie uns, wo es hakt.
Ein erstes Gespräch kostet nichts. Schreiben Sie kurz, worum es geht – wir melden uns in der Regel am selben oder nächsten Werktag.
- E-Mailreimer@hallopflanzen.de
- Telefon0171 5034333
- EinsatzgebietSchleswig-Holstein und Hamburg vor Ort, deutschlandweit remote
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