Merkblatt
Produktdaten für die automatische Angebotserstellung
Damit aus einer Kundenanfrage ein Angebot mit Ihren Artikelnummern wird, brauchen wir einmalig einen Export Ihres Artikelstamms. Welches Format Ihre Warenwirtschaft ausgibt, ist zweitrangig – CSV, Excel oder ein GBF-Artikelstammexport sind alle brauchbar. Es geht nur um die Felder.
Pflichtfelder
Ohne diese fünf Angaben lässt sich eine Anfrageposition keinem Artikel zuordnen.
| Feld | Beispiel | Warum |
|---|---|---|
| Artikelnummer | 10234 | Der Schlüssel, auf den das erzeugte Angebot zeigt |
| Botanischer Name | Prunus laurocerasus 'Novita' | Gattung, Art und Sorte – getrennt oder in einem Feld |
| Größe von / bis mit Einheit | 60 / 80 / cm | Unterscheidet meist zwei Zeilen desselben Namens |
| Wurzelbeschaffenheit | Container, Ballen, wurzelnackt | Unterscheidet Artikel gleicher Größe |
| Status | aktiv / ausgelistet | Damit keine ausgelisteten Artikel ins Angebot geraten |
Hilfreich, aber nicht zwingend
Deutscher Name, weil viele Anfragen auf Deutsch geschrieben sind. Topfgröße getrennt ausgewiesen (P9, C1.5, C3). Qualitätskürzel wie 2xv, Sth oder Solitär. Verkaufseinheit. Synonyme und Handelsnamen. Und die BdB-Nummer, falls Ihr System sie führt – dann läuft die Zuordnung noch präziser.
Nicht nötig
Preise, Bestände, Bilder und Beschreibungstexte brauchen wir nicht. Lassen Sie sie im Export weg: Das verkürzt die Abstimmung bei Ihnen und hält die Datenmenge bei uns klein.
Worauf es ankommt
Drei Punkte entscheiden über die Trefferquote mehr als die Feldliste.
- Eine Zeile je verkaufbarer Variante, nicht je Sorte. Die Anfrage nennt eine konkrete Qualität – also muss es die als eigene Zeile geben. Ein Export mit einer Zeile pro Sorte und den Qualitäten in einer Unterstruktur ist deutlich schwerer zu verwerten.
- Größe strukturiert statt zusammengesetzt. Ein Feld mit „60-80" ist spürbar schlechter als von = 60, bis = 80, Einheit = cm. Ihre Kunden schreiben „60/80", „60 bis 80" oder „Sth 60-80" – gegen zwei Zahlen lässt sich das sauber abgleichen, gegen eine Zeichenkette nicht.
- Status pflegen. Klingt nebensächlich, ist aber die Stelle, an der das erste echte Angebot peinlich wird: Ein ausgelisteter Artikel im Vorschlag kostet mehr Vertrauen, als fünf richtige einbringen.
Beispiel
UTF-8, Semikolon als Trenner. Die Spaltennamen dürfen abweichen – sagen Sie uns einfach, welche Spalte was bedeutet.
artikelnummer;name_botanisch;sorte;name_deutsch;qualitaet;groesse_von;groesse_bis;einheit;wurzel;topfgroesse;verkaufseinheit;status;bdb_nummer 10234;Prunus laurocerasus;'Novita';Kirschlorbeer;Heckenpflanze;60;80;cm;C;C3;Stück;aktiv; 10235;Fagus sylvatica;;Rotbuche;2xv;100;125;cm;mB;;Stück;aktiv;
Wichtig beim Export: Zeichensatz UTF-8, und die Hochkommas in Sortennamen erhalten.
'Novita' ist botanisch Teil des Namens, nicht Dekoration.
Datenschutz
Ein Artikelstamm enthält Geschäftsdaten, keine personenbezogenen Daten – der Export ist datenschutzrechtlich unproblematisch. Wir verwenden ihn ausschließlich für die Zuordnung Ihrer Angebotspositionen, geben ihn nicht weiter und löschen ihn auf Wunsch jederzeit. Für die Verarbeitung der Kundenanfragen selbst schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Fragen?
Schicken Sie uns den Export einfach so, wie Ihre Warenwirtschaft ihn ausgibt. Wenn Felder fehlen oder anders heißen, melden wir uns – das klärt sich meist in einer Mail. reimer@hallopflanzen.de